Qué se regala en un evento de empresa, según dónde se entrega
El error habitual al preparar los detalles de un evento es elegir el artículo antes de decidir cómo se entrega. Y son dos decisiones distintas: lo que se reparte a cien personas que pasan por un stand no se parece en nada a lo que se entrega en mano a quince invitados en una inauguración.
Para reparto en feria o congreso —volumen alto, contacto corto— funciona lo que cabe en un bolsillo y se usa a diario:
— Llaveros personalizados, en metacrilato o en madera con grabado láser.
— Bolígrafos de corcho o de metal grabado.
— Libretas de bambú o de tela, para quien toma notas durante las sesiones.
— Bolsas de tela, que además hacen de soporte de marca durante el resto del evento.
Para entrega en mano —volumen bajo, contacto largo— compensa subir de categoría:
— Textil con logo: camisetas y sudaderas, para equipos y para staff del evento.
— Relojes de sobremesa de madera y alfombrillas, que se quedan en la mesa de trabajo.
— Lámparas personalizadas, cuando el detalle tiene que tener peso propio.
Un lote que resuelve bien un evento mixto: llavero y bolígrafo para el reparto general del stand, y un artículo de más entidad para la lista corta de invitados o ponentes. Mismo diseño en los tres, para que se lean como una sola campaña.
Cuántas unidades pedir sin pasarte ni quedarte corto
No hay pedido mínimo, así que la cantidad la decide el evento y no nuestra tarifa. Lo que sí conviene es separar dos números en lugar de pedir uno solo.
El primero es el reparto general: asistentes esperados por la tasa real de paso por el stand. Casi nadie se lleva un detalle de todos los stands de una feria, así que pedir tantas unidades como asistentes tiene el sobrante asegurado.
El segundo es la lista corta: ponentes, invitados, clientes clave y equipo propio. Ese número se conoce con nombre y apellidos, y es donde tiene sentido el artículo de más categoría.
Lo que sobra de una feria no se tira: si el diseño no lleva la fecha del evento, el excedente vale para el siguiente, para el equipo o para enviar a clientes. Esa es una razón práctica para no estampar el año salvo que el evento sea el argumento del regalo.
Guardamos el archivo del diseño. Si el evento es recurrente, la reposición no repite el proceso ni el coste de arte.
Plazos y presupuesto cuando el evento tiene fecha fija
Este es el bloque que conviene leer primero, porque un evento no admite retraso: la fecha no se mueve.
El plazo de producción depende del artículo y del volumen, y se cuenta desde que apruebas la maqueta. No desde que escribes: desde que el diseño está aprobado. Entre medias está la ida y vuelta del diseño, que suele ser de uno a tres días, más el envío. El plazo concreto de tu lote va en el presupuesto.
El plazo se pacta por escrito antes de producir. Si por una causa extraordinaria no se pudiera cumplir, avisamos antes de que el lote entre en producción, no cuando ya está fabricado.
Qué incluye el presupuesto: el diseño adaptado a tu logo, la personalización y el embalaje estándar. La técnica —serigrafía, grabado láser o transfer— la proponemos nosotros según el artículo y el diseño, y va indicada en el presupuesto con su coste incluido. No hay costes de arte aparte ni tasas por revisiones, y se factura con IVA con los datos fiscales de la empresa.
Para recibirlo: escríbenos con la fecha del evento, el número aproximado de unidades y el artículo que te interesa —o dinos que te propongamos nosotros—. Respondemos con presupuesto, técnica y plazo en menos de 24 horas laborables.
