Kit de bienvenida para empresa: qué incluir, cuánto cuesta y dónde se compra todo junto

El kit de bienvenida para empleados nuevos es la primera impresión de la empresa como empleador. Un sobre con el contrato y el acceso a la wifi no dice nada de la cultura del sitio. Una caja con el llavero con el logo, la libreta y la tarjeta del CEO dice: aquí se cuida al equipo. El problema es que coordinar cinco proveedores distintos para ensamblar ese kit consume más tiempo del que justifica. Este artículo explica cómo lo hacemos en Regalotes y cuánto cuesta.

El kit estándar Regalotes: cuatro elementos, precio cerrado por persona

El kit básico de bienvenida de empresa que montamos en Regalotes tiene cuatro elementos. Primero, el imán o llavero con el logo de la empresa, sublimado en alta resolución con el logo y, opcionalmente, el nombre del empleado nuevo. Es el elemento más visible del kit porque acompaña al empleado desde el día 1 y permanece a la vista en su espacio de trabajo. Segundo, la libreta con el logo. A4 o A5 según preferencia, tapa dura con el logo en serigrafía o grabado en relieve. Tercero, la bolsa de tela con el nombre de la empresa o el eslogan. Reutilizable, percibida como sostenible, logo en serigrafía. Cuarto, la tarjeta de bienvenida del CEO o del responsable de RRHH, firmada a mano o impresa con firma facsímil.

El precio cerrado por persona depende del nivel de personalización y del volumen. Nivel básico (logo + sin nombre individual): entre 22 y 28 euros por kit según volumen. Nivel intermedio (logo + nombre del empleado en el artículo principal + tarjeta personalizada): entre 28 y 35 euros. Nivel premium (logo + nombre + libreta con nombre + bolsa + caja de presentación): entre 38 y 48 euros. Todos los precios incluyen el diseño de los elementos y el ensamblaje. El envío va aparte y depende del destino.

Tres niveles de kit según sector y perfil de empresa

Nivel básico: para empresas con rotación alta o volumen de contrataciones elevado (logística, retail, hostelería). El kit básico debe ser económico, reproducible rápido y estar listo para enviar sin configuración individual. Un kit de unos 22-25 euros por persona ya genera un impacto positivo en comparación con no tener nada. El diseño es el mismo para todos los empleados: el logo de la empresa y el mensaje de bienvenida genérico.

Nivel intermedio: para empresas de servicios, consultoras, startups y empresas tecnológicas con contrataciones por tramos (5-10 personas al trimestre). El kit intermedio añade el nombre del empleado en el artículo principal. Es el elemento que hace que el kit se perciba como hecho para esa persona, no para cualquier empleado nuevo. El coste adicional por personalización nominal es de 2-4 euros por unidad. Para empresas con una imagen de marca cuidada, el nivel intermedio es el mínimo recomendable.

Nivel premium: para empresas con empleadores de alto valor (finanzas, derecho, tecnología de alto nivel) donde el coste de sustitución de un empleado es elevado y la retención importa desde el día 1. El kit premium incluye caja de presentación, todos los elementos con el nombre individual y una nota manuscrita del manager directo. El objetivo no es impresionar: es comunicar que el empleado era esperado y que se ha invertido tiempo en recibirle bien.

Logística: stock en almacén o envío por contratación

Para empresas con ritmo de contratación estable (2-4 personas al mes), la opción de stock es la más eficiente. Producimos un lote de 20-30 kits base (sin nombre individual), los almacenamos en Regalotes y los enviamos cuando llega la solicitud de RRHH. El plazo de envío desde solicitud es 24-48 horas. El nombre individual se añade al artículo en el momento del envío si se solicita con 3 días de antelación.

Para empresas con contrataciones variables o poco frecuentes, el pedido por contratación es más flexible. Cada vez que RRHH notifica una contratación nueva, Regalotes produce el kit en 48 horas cuando la técnica es sublimación y lo envía directamente al domicilio del empleado nuevo o a la oficina. El coste unitario es ligeramente superior sin el descuento de lote, pero elimina la gestión de stock.

Para los dos modelos, el proceso de diseño del kit se hace una vez. Se aprueba el diseño completo —cómo va el logo en el artículo principal, en la libreta, en la bolsa—, se guarda la plantilla y se usa en cada pedido. No hay que reenviar los archivos ni repetir el proceso de aprobación para cada contratación. Si la empresa hace un rebrand, se actualiza el diseño en la plantilla y el próximo pedido ya usa el nuevo logo.

Cómo pedirlo: el proceso de inicio en Regalotes

El proceso empieza con un WhatsApp o un correo a Regalotes con: número aproximado de personas que se van a contratar en los próximos 3-6 meses, nivel de kit que se quiere (básico/intermedio/premium) y si hay preferencia de stock o por contratación. Con eso, Regalotes prepara un presupuesto cerrado con precio por unidad, plazo de producción y condiciones de pedido. No hay coste por el presupuesto. Si el presupuesto se aprueba, se pide la marca guía (logo en vectores, colores corporativos, si hay eslogan) y se arranca el proceso de diseño.